English version below.
Kære leverandør
Som vi tidligere har informeret om, er Amgros ved at gennemføre et Enterprise Resource Planning projekt (ERP). Projektet går godt, og vi fortsætter som planlagt og med samme tidsplan. Det betyder, at vi forventer at have go-live med det nye system mandag den 13. maj 2024. Vi har gennemført en række tests af vores nye system i samarbejde med en række leverandører og grossister. Disse tests har givet os vigtig information, og vi har som resultat af testene fået rettet nogle fejl i systemet. Vi fortsætter test med udvalgte leverandører, som vi er i dialog med.
Tidsplanen for vores skift af ERP-system ligger tæt op ad vores "store" aftaleskift”, da vi som sædvanlig har mange aftaler, som slutter den 31. marts 2024, og nye der starter den 1. april 2024. Vi forsøger i vores plan for ERP-skiftet på bedst mulig måde at tage hensyn til dette.
Den overordnede tidsplan i relation til vores indkøb i april-maj er:
Før 1. april: En række leverandører af aftalevarer vil blive kontaktet af en indkøber i Amgros med henblik på mulighed for at indkøbe nogle lægemidler inden aftalestart til strategisk lager. Der vil også være mulighed for at diskutere levering til strategisk lager straks efter 1. april.
1. april: Nye aftaler starter som sædvanlig (med nogle leverandørskift).
1. - 12. april: Det vil primært være sygehusapotekerne, som køber ind på de nye aftaler.
15 - 19. april: Amgros bestiller lægemidler til strategisk lager på de nye aftaler.
15. april til 3. maj: Amgros modtager bestilte lægemidler på vores lager hos Nomeco og ønsker at få afklaret eventuelle spørgsmål til priser, mængder m.m. snarest mulig. Amgros vil kun i meget begrænset omfang bestille lægemidler til strategisk lager efter den 19. april 2024 og frem til go-live dagen den 13. maj 2024.
Ultimo april til 3. maj: Sygehusapotekerne forventes at have et større indkøb end sædvanlig for at tage hensyn til lukkeperioden for Amgros' ordresystemer (se nedenfor).
6. maj: De sidste ”normale” ordrer bestilles af sygehusapotekerne gennem Amgros.
7. – 12. maj: Amgros ordresystemer er lukket. Sygehusapotekerne vil bestille nødvendige lægemidler som telefonordrer hos leverandører og grossister.
7. - 8. maj: Amgros modtager på sædvanligvis fakturaer, kreditnotaer og leverancer. Vi arbejder på at minimere tilbageværende udestående sager som fx reklamationer og prisfejl.
9. – 12. maj: Alle data overføres til Amgros’ nye ERP-system.
13. maj: Vi foretager en kontrolleret opstart af alle Amgros' ordresystemer og systemer, der har tilknytning til vores ERP-system.
Efter 13. maj: Vi forventer øget aktivitet fra såvel sygehusapotekerne som Amgros i ugerne lige efter opstart af det nye ERP-system.
For at have det nemmest mulige skift af ERP-system vil vi i perioden op til skiftet rydde op i eventuelle gamle ordrer, udestående kreditnotaer m.m. Vi håber, at I vil supportere os i dette arbejde.
For ikke at skulle overføre for mange data til det nye ERP-system, vil vi være nødt til at slette udestående restordrer den 7. – 8. maj 2024 og åbne nye, efter vi er ”gået live” med det nye ERP-system. Vi vil i denne periode opretholde erstatningskrav på gældende restordrer, trods det at udestående ordrer ikke vil findes i systemerne i en kort periode.
Erstatningskrav for restordrer i 4. kvartal 2023 forventes udsendt som sædvanlig. De erstatningskrav, som vil gælde for 1. halvår 2024, vil vi håndtere snarest muligt efter hvert kvartalsskifte. Vi kan dog allerede se, at vores ERP-projekt belaster organisationen meget, hvilket betyder, at vi forventer, at erstatningskrav for både 1. som 2. kvartal vil blive forsinket. Vi håber på jeres forståelse for dette.
Vi vil i den kommende periode op til vores skift af ERP-system kommunikere hyppigere om udviklingen. I perioden 6. – 13. maj 2024 vil vi udsende en status, hvis vi afviger fra ovenstående tidsplan, eller hvis vi modtager spørgsmål fra leverandører som kan have almen interesse. Den 12. maj 2024 håber vi på at kunne informere jer om, at alt er gået godt, og vi vil åbne vores systemer som planlagt den 13. maj 2024.
Hvis dette giver anledning til spørgsmål, er I velkomne til at kontakte Nils Linde-Laursen (nll@amgros.dk) eller skrive til kundeservice@amgros.dk. Er der andre, som skal modtage informationer fra Amgros om vores skift til nyt ERP-system, er I velkomne til at sende mailadresser til Nils Linde-Laursen. I er selvfølgelig også velkomne til at kontakte Nils, hvis I ikke ønsker at modtage denne information.
Vi håber på jeres forståelse og sædvanlige gode samarbejde i forbindelse med vores skift af ERP-system de kommende måneder, med specielt fokus på perioden op til 1. april frem til 13. maj, hvor de ”store ting” sker i vores ERP-projekt.
Dear supplier,
As we have notified previously, Amgros is implementing an Enterprise Resource Planning, project (ERP). The project is going well, and we will continue as planned with the same timetable. This means that we expect to go live with the new system on Monday 13 May 2024. We have completed a series of tests of our new system in collaboration with a number of suppliers and wholesalers. These tests have given us important information, and as a result of these tests we have corrected errors in the system. We will continue our tests with selected suppliers and we are in dialogue with these.
The change of ERP system is at around the same time as we will be changing many agreements because, as usual, many agreements will be expiring on 31 March 2024, with new ones starting on 1 April 2024. We have made every effort to take account of this in our plans for the ERP change.
The overall timetable for our procurement in April and May is:
Before 1 April: A number of suppliers of contract goods will be contacted by a procurement officer from Amgros to discuss possibilities to procure medicines for strategic stocks before the start of a new agreement. There will also be an opportunity to discuss delivery for strategic stocks immediately after 1 April.
1 April: New agreements start as usual (with some changes of supplier).
1 - 12 April: Primarily hospital pharmacies will be making procurements under the new agreements.
15 - 19 April: Amgros orders medicines for strategic stocks under the new agreements.
15 April to 3 May: Amgros receives medicines ordered at our stocks with Nomeco and aims to clarify any questions regarding prices, amounts etc. as soon as possible. After 19 April 2024 and up to the go-live day on 13 May 2024, Amgros will only order very limited quantities of medicines for strategic stocks.
Late April to 3 May: Hospital pharmacies are likely to have larger procurement than usual to take into account the period when Amgros’ ordering systems are closed (see below).
6 May: The last “normal” orders submitted from hospital pharmacies through Amgros.
7 - 12 May: Amgros ordering systems closed. Hospital pharmacies will order any medicines they require as telephone orders with suppliers and wholesalers.
7 - 8 May: Amgros receives invoices, credit notes and deliverables as usual. We will strive to minimise the remaining pending matters, such as complaints and price errors.
9 - 12 May: All data transferred to Amgros’ new ERP system.
13 May: Controlled start-up of all Amgros ordering systems and systems associated with our ERP system.
After 13 May: We expect increased activity, both from the hospital pharmacies and from Amgros in the weeks immediately after start-up of the new ERP system.
In order to secure the easiest possible change of ERP system, in the period up to the change we will clear up any old orders, outstanding credit notes, etc. We hope that you will help us in this work.
In order to avoid transferring too much data to the new ERP system, we will have to delete outstanding back orders on 7 - 8 May 2024, and open new back orders after we have gone live with the new ERP system. In this period, we will maintain claims for compensation on existing back orders, even though there will be no outstanding orders in the systems for a short period.
Compensation claims for back orders in Q4 2023 are expected to be issued as usual. We will deal with claims that apply for the first half-year of 2024 as soon as possible after the turn of each new quarter. However, we can already see that our ERP project will put the organisation under some strain and that claims for compensation for Q1 and Q2 are likely to be delayed. Thank you for your understanding in this respect.
We will keep you abreast of developments, with frequent communication in the period up to our change of ERP system. In the period from 6 - 13 May 2024, we will issue status reports if we deviate from the timetable above, or if we receive questions from suppliers that may have more general interest. On 12 May 2024, we hope to be able to inform you that everything went well, and we will open our systems as planned on 13 May 2024.
If you have any queries, you are very welcome to contact Nils Linde-Laursen (nll@amgros.dk) or write to kundeservice@amgros.dk. If any others in your organisation require information from Amgros about our change to a new ERP system, you are welcome to send their email addresses to Nils Linde-Laursen. Of course you are also welcome to contact Nils if you do not want to receive this information.
Thanks you for your understanding and usual good collaboration during this change of ERP system over the coming months, especially in the period for up to 1 April and on to 13 May, when the “big stuff” will be going on in our ERP project.